Bon à savoir
Toutes les entreprises connaissent un jour ou l’autre des difficultés. La plupart du temps, ces difficultés sont passagères et peuvent être corrigées à l’aide d’instruments courants de gestion et de management. L’organisation de l’entreprise n’en est pas durablement affectée. En revanche, qu’elles résultent de causes endogènes ou exogènes, certaines variations d’activité mettent durablement en péril la stabilité de votre entreprise et l’exposent à un véritable contexte de crise. Il importe donc de faire le bon diagnostic au bon moment, afin de ne pas sur réagir, mais afin, aussi, d’agir tant qu’il est encore temps.
En pratique
Portez en priorité votre attention sur quelques indicateurs sensibles aux fluctuations d’activité, sur le plan commercial, sur le plan de la trésorerie et sur le plan managérial : par exemple : chiffre d’affaires prévisionnel (mensuel et annuel), chiffre d’affaires réalisé (mensuel et annuel) ; montant du stock à produire (le carnet de commandes), brut et rapporté à l’effectif (mensuel et annuel) ; taux de variation de la trésorerie (mensuel et annuel), montant des factures émises (bihebdomadaire), montant des factures recouvrées (bihebdomadaire) ; délai de recouvrement des factures clients, délai de règlement des factures fournisseurs ; point mort ; plan de charge des équipes (bihebdomadaire), taux d’absences justifiées (mensuel), taux d’absences injustifiées (mensuel) ; sur un plan plus qualitatif, évaluation du degré de motivation des équipes, au regard notamment de la fréquence des pauses et des manifestations d’humeur à l’endroit du dirigeant, de l’encadrement, ou entre collaborateurs.
Suivez finement ces indicateurs, en les regroupant dans un tableau de bord unique, actualisé quotidiennement. Assurez un suivi hebdomadaire de ce tableau (idéalement le vendredi pour mieux agir en début de semaine suivante), voire un suivi quotidien en cas de fortes turbulences. Cela permet de prendre la mesure des difficultés rencontrées, d’anticiper et de prendre les bonnes décisions au moment opportun (par exemple, baisser les investissements, augmenter la présence commerciale, contacter les banques, suspendre un projet…).
Interprétez avec justesse les variations des indicateurs :
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- sur le plan commercial, un décrochage brutal du chiffre d’affaires ou du stock à produire, de 15 à 20 % par rapport à M-1 (mois) et N-1 (année), doit vous alerter, surtout si ce décrochage se produit alors même que vos effectifs se sont maintenus, voire ont augmenté !
- sur le plan de la trésorerie, un délai de recouvrement de 45 jours en moyenne est raisonnable pour une entreprise. Un allongement significatif et généralisé de ce délai annonce généralement un ralentissement de l’économie ; de manière symétrique, l’allongement de vos propres délais de paiement est souvent révélateur d’une détérioration de votre trésorerie, et donc d’une dégradation globale de votre activité…
- sur le plan managérial, l’allongement des durées de pause (café, cigarettes, déjeuner) est souvent corrélé à une sous-charge d’activité, source de stress et de démotivation. Sans les dramatiser et en sachant entendre les inquiétudes de vos collaborateurs, lors de moments d’échange avec eux, restez attentif à ces petits riens qui en disent souvent beaucoup sur le moral des équipes.
Interprétez les indicateurs à la lumière de l’environnement économique de l’entreprise. C’est en effet au regard de la conjoncture externe (concurrence, situation macroéconomique) qu’il sera possible de déterminer si les variations d’activité sont imputables à des paramètres endogènes (par exemple, stratégie commerciale inadaptée, mauvais choix d’investissement) ou si elles tiennent principalement à des facteurs exogènes, caractéristiques d’une situation de crise.
Alerte rouge !
Lorsqu’un indicateur du tableau de bord connaît une variation significative, qui se renouvelle voire s’accentue d’un mois sur l’autre.
A retenir
Rencontrer des difficultés ne constitue pas une crise en soi. La crise intervient lorsque l’usage des instruments habituels de gestion et de management ne suffit plus à corriger des fluctuations significatives d’activité. Le suivi de quelques indicateurs ciblés permet d’identifier l’apparition d’un contexte de crise.
